Die erste Mitarbeiterin einstellen

21. August 2026 · 9 Min. Lesezeit · Von Daniel Renner und Tim Schneider

Der Schritt von der Solo-Praxis zum Team ist größer, als er aussieht — und wird häufiger zu früh gemacht als zu spät.

Mit KI erstelltes Bild

Irgendwann ist der Kalender voll, die Warteliste wächst, und Anfragen werden abgelehnt. Der naheliegende Schluss: jemanden dazuholen. Der Schritt von der Solo-Praxis zum Team ist allerdings größer, als er von außen aussieht — und er wird häufiger zu früh gemacht als zu spät.

Dieser Artikel geht durch, wann sich der Schritt rechnet, welche Modelle es gibt und wo die teuerste Falle liegt.

Rechnet es sich überhaupt?

Eine angestellte Person kostet deutlich mehr als ihr Bruttogehalt: Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung, Urlaub, Lohnfortzahlung im Krankheitsfall, Berufsgenossenschaft, dazu Ausstattung und Einarbeitung. Als grobe Orientierung: Allein die Arbeitgeberanteile und Umlagen machen gut 20 Prozent Aufschlag auf das Brutto aus — mit Ausfallzeiten und Einarbeitung liegt der reale Gesamtaufwand noch einmal darüber.

Die entscheidende Frage lautet deshalb nicht „habe ich genug Anfragen?“, sondern „habe ich dauerhaft genug, um eine zweite Person auszulasten — auch im Sommerloch?“. Eine Warteliste über drei Wochen ist ein Signal; eine über drei Tage ist keins.

Bevor du einstellst, lohnt der Blick auf die eigene Auslastung: Oft steckt mehr Kapazität im bestehenden Kalender, als man denkt — siehe Terminauslastung verbessern.

Die Modelle im Überblick

Anstellung

Der klare Weg: Du gibst Arbeitszeit, Ort und Ablauf vor, die Person ist weisungsgebunden und in deine Organisation eingebunden. Dafür trägst du das volle Arbeitgeberrisiko — auch wenn weniger zu tun ist. Rechtlich unproblematisch, wirtschaftlich das größte Risiko.

Minijob

Für den Einstieg oft das passendste Modell: eine Aushilfe für wenige Stunden pro Woche, etwa für Terminorganisation oder einzelne Behandlungen. Die Verdienstgrenze ist an den Mindestlohn gekoppelt und liegt 2026 bei 603 € im Monat; du zahlst pauschale Abgaben, die Anmeldung läuft über die Minijob-Zentrale. Rechtlich ist es eine normale Anstellung im Kleinformat — mit Urlaubsanspruch und Lohnfortzahlung.

Freie Mitarbeit

Verbreitet in diesem Beruf, weil es flexibel wirkt: Die Person behandelt auf eigene Rechnung und stellt dir oder direkt der Kundschaft Rechnungen. Genau hier liegt die Gefahr. Wer wie eine angestellte Person eingebunden ist, ist sozialversicherungsrechtlich auch eine — unabhängig davon, was im Vertrag steht.

Praxisgemeinschaft

Zwei Selbstständige teilen sich Räume, Geräte und Kosten, behandeln aber jeweils die eigene Kundschaft auf eigene Rechnung. Bei sauberer Trennung das unkomplizierteste Modell für zwei etablierte Praxen — aber kein Weg, Arbeit abzugeben, denn jede bleibt für ihre eigene zuständig.

Die teuerste Falle: Scheinselbstständigkeit

Stellt die Deutsche Rentenversicherung bei einer Prüfung fest, dass eine „freie Mitarbeit“ tatsächlich ein Beschäftigungsverhältnis war, werden Sozialversicherungsbeiträge nachgefordert — rückwirkend, in der Regel für bis zu vier Jahre, im Zweifel auch die Arbeitnehmeranteile, dazu Säumniszuschläge. Und die vier Jahre sind nicht das Ende der Fahnenstange: Wird Vorsatz angenommen — was bei offensichtlicher Eingliederung häufig passiert —, verlängert sich die Frist auf dreißig Jahre. Für eine kleine Praxis kann das existenzbedrohend sein.

Kriterien, die für Beschäftigung sprechen:

• Feste Arbeitszeiten, die du vorgibst
• Arbeit ausschließlich in deinen Räumen und mit deinen Geräten
• Nur ein Auftraggeber — du
• Kein eigener Marktauftritt, keine eigene Kundschaft
• Eingliederung in deine Abläufe: dein Kalender, deine Dokumentation, dein Briefkopf
• Kein unternehmerisches Risiko — feste Vergütung unabhängig vom Erfolg

Entscheidend ist die tatsächliche Durchführung, nicht die Bezeichnung im Vertrag. Ein Vertrag, der „freier Mitarbeiter“ darüberschreibt, während der Alltag wie Anstellung aussieht, schützt nicht — er dokumentiert im Zweifel sogar die Absicht.

Was sich organisatorisch ändert

Der unterschätzte Teil: Sobald eine zweite Person mitarbeitet, funktioniert „ich hab's im Kopf“ nicht mehr.

• Gemeinsamer Kalender. Zwei Personen, ein Terminbestand — sonst entstehen Doppelbuchungen und Lücken.
• Dokumentation, die jemand anders lesen kann. Persönliche Kürzel und Gedächtnisstützen reichen nicht mehr; der Verlauf muss ohne dich verständlich sein.
• Rollen und Zugriffsrechte. Nicht jede Person braucht Zugang zu Abrechnung, Verträgen und Umsatzzahlen.
• Einheitliche Standards. Gleicher Befundaufbau, gleiche Preisliste, gleiche Absageregel — sonst erlebt die Kundschaft zwei verschiedene Praxen.
• Vertretungsfähigkeit. Der eigentliche Gewinn: Bei Krankheit oder Urlaub bricht nicht mehr alles weg.

Der Ablauf

1. 01

   Bedarf ehrlich prüfen

   Über mehrere Monate: Wie viele Anfragen musstest du tatsächlich ablehnen? Ist die Nachfrage saisonal? Erst danach entscheiden.

2. 02

   Modell klären — mit Beratung

   Anstellung oder freie Mitarbeit ist keine Geschmacksfrage. Steuerbüro oder Fachanwält:in einbinden, bevor Verträge geschrieben werden.

3. 03

   Formalitäten erledigen

   Bei Anstellung: Betriebsnummer bei der Agentur für Arbeit, Anmeldung zur Sozialversicherung, Mitgliedschaft in der Berufsgenossenschaft, Lohnabrechnung organisieren.

4. 04

   Standards festlegen, bevor jemand anfängt

   Preisliste, Befundaufbau, Dokumentationsregeln, Absageregel. Was am ersten Tag nicht steht, wird später mühsam nachverhandelt.

5. 05

   Einarbeiten und mitgehen

   Ein paar gemeinsame Behandlungen kosten Zeit, verhindern aber, dass die Kundschaft zwei Qualitätsniveaus erlebt.

Häufige Fragen