GoBD und Kassenbuch: Was für deine Tierphysio-Praxis wirklich gilt

21. August 2026 · 7 Min. Lesezeit · Von Daniel Renner und Tim Schneider

Warum die Excel-Tabelle bei einer Betriebsprüfung durchfällt und wie du Bareinnahmen sauber festhältst.

Mit KI erstelltes Bild

GoBD — vier Buchstaben, die in jeder Software-Werbung stehen und die kaum jemand erklärt. Dahinter steckt ein Schreiben des Bundesfinanzministeriums: die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Übersetzt: die Spielregeln dafür, wie deine Einnahmen, Belege und Rechnungen digital festgehalten werden müssen, damit das Finanzamt sie anerkennt.

Die GoBD gelten nicht erst ab einer bestimmten Praxisgröße. Sie gelten auch für dich, wenn du nebenberuflich behandelst und deine Steuer per Einnahmen-Überschuss-Rechnung machst. Der Unterschied liegt nur darin, wie viel du aufzeichnen musst — nicht darin, ob sauber.

Die vier Regeln, auf die es ankommt

• Einzeln statt summiert: Jede Einnahme wird einzeln aufgezeichnet — pro Behandlung ein Beleg, nicht „Barumsatz KW 34: 480 €“.
• Zeitgerecht: Bareinnahmen gehören taggleich in die Aufzeichnung, unbare Einnahmen innerhalb weniger Tage. „Am Monatsende sortiere ich den Schuhkarton“ erfüllt das nicht.
• Unveränderbar: Einmal erfasst, darf ein Eintrag nicht spurlos änderbar sein. Korrekturen sind erlaubt — aber so, dass das Original erkennbar bleibt.
• Nachvollziehbar: Ein sachverständiger Dritter (sprich: die Betriebsprüferin) muss sich ohne deine Hilfe zurechtfinden — vom Termin über den Beleg bis zum Zahlungseingang.

Warum die Excel-Tabelle durchfällt

Das meistgenutzte „Kassenbuch“ Deutschlands ist eine Excel-Tabelle — und genau die erfüllt die dritte Regel nicht. In einer Tabelle lässt sich jede Zelle jederzeit ändern, ohne dass eine Spur bleibt. Für das Finanzamt ist damit nicht mehr belegbar, dass die Zahlen vom Behandlungstag stammen und nicht vom Abend vor der Prüfung. Die Konsequenz kann hart sein: Verwirft die Prüfung deine Kassenführung, darf sie deine Einnahmen schätzen — und Schätzungen fallen selten zu deinen Gunsten aus.

Dasselbe gilt für Rechnungen, die als Word-Datei „nochmal kurz angepasst“ werden: Eine gestellte Rechnung ist ein Beleg und bleibt unverändert; Fehler werden per Storno oder Korrekturbeleg behoben. Wie ein sauberer Nummernkreis aussieht, steht im Artikel Rechnung schreiben als Tierphysiotherapeut:in.

Wenn du gerade überlegst, von Tabelle und Buchhaltungsprogramm auf eine Praxissoftware umzusteigen: Worauf es dabei ankommt und wie ein Wechsel abläuft, steht im Artikel Von Excel und Buchhaltungssoftware zur Praxissoftware.

Brauchst du überhaupt ein Kassenbuch?

Hier lohnt Präzision, weil viel Halbwissen kursiert: Ein förmliches Kassenbuch ist Pflicht für Betriebe, die bilanzieren. Als Tierphysiotherapeut:in mit Einnahmen-Überschuss-Rechnung bist du dazu nicht verpflichtet. Aber: Sobald Kund:innen bar zahlen, musst du diese Einnahmen trotzdem einzeln, taggleich und unveränderbar aufzeichnen — der Sache nach also genau das tun, was ein Kassenbuch tut. Und führst du freiwillig eines, muss es korrekt geführt sein; ein schlampiges freiwilliges Kassenbuch ist schlechter als gar keins.

Praktisch heißt das: Wer Barzahlung anbietet — und im Stall oder beim Hausbesuch ist das eher die Regel als die Ausnahme —, kommt um eine saubere Bareinnahmen-Aufzeichnung nicht herum. Wer ausschließlich per Überweisung oder Karte kassiert, hat es leichter: Dann dokumentieren Kontoauszug und Rechnung den Zahlungsfluss.

Die Verfahrensdokumentation — der unbekannte Pflichtteil

Zu den GoBD gehört noch ein Baustein, den fast niemand kennt: die Verfahrensdokumentation. Das ist eine Beschreibung, wie in deiner Praxis Belege entstehen, erfasst, aufbewahrt und gesichert werden — vom Behandlungstermin bis zum Steuerbüro. Sie klingt nach Konzernbürokratie, ist aber bei einer Prüfung die erste Frage. Für eine kleine Praxis reichen wenige Seiten; gute Software liefert den technischen Teil (Speicherung, Unveränderbarkeit, Export) fertig mit, sodass du nur noch deine Abläufe ergänzt.

So sieht ein sauberer Ablauf aus

• Jede Behandlung wird noch am selben Tag dokumentiert und abgerechnet — eine Rechnung pro Leistung, mit fortlaufender Nummer.
• Barzahlungen landen taggleich in der Bareinnahmen-Aufzeichnung, mit Datum, Betrag, Kund:in und Beleg-Bezug.
• Unbare Zahlungen werden der Rechnung zugeordnet, sobald sie eingehen — offene Posten bleiben sichtbar.
• Am Monats- oder Quartalsende geht ein Export ans Steuerbüro (idealerweise im DATEV-Format) statt eines Umschlags mit Kopien.
• Rechnungen und Buchungsbelege bleiben 8 Jahre unverändert abrufbar, laufende Aufzeichnungen wie das Kassenbuch selbst 10 Jahre (§ 147 AO).

Häufige Fragen